Cómo organizar un evento de empresa
Artículo revisado por el Comité
Organizar un evento corporativo siempre es algo complicado y además cuando tienes que encargarte también del menú. Aquí te ofrecemos algunas sugerencias para que todo sea perfecto.
9 SEP 2010
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¿Estás planeando un evento corporativo? ¿Preocupado porque podrías sobregastar u olvidarte algo? ¿Qué tipo de hospitalidad se ajustará con tu evento? Nuestras sugerencias:
- ¿Cuáles son los objetivos para tu evento y qué resultados percibes? Tienes que definir claramente esto al comenzar la planificación, imprimirlo y ponerlo en un lugar visible.
- Identifica las posibles fechas para tu evento, habla con los grupos que sean importantes para ver si estas fechas son propicias, pero recuerda, nunca serás capaz de satisfacer a todos sobre el calendario del evento.
- Crea una lista de invitados y una agenda de eventos. Esto ayudará a simplificar las opciones para el lugar de la celebración y el presupuesto.
- Selecciona un lugar de reunión, cuando sea posible, haz una visita y ten una idea del lugar.
- Crea un programa o plan de eventos y envíalo a proveedores potenciales. Habla con otras compañías que han celebrado eventos similares y hayan utilizado los servicios de los proveedores de la lista que has marcado.
- Crea un calendario con los plazos para asegurarte de que estos objetivos se alcancen a tiempo. Esto ayudará a mantener en camino la planificación de tu evento.
- Identifica y delega a otras personas para que te ayuden a tomar algo de la carga del trabajo que está frente a ti. Deja que ellos independientemente hagan sus tareas y organicen reuniones periódicas para actualizarse sobre los progresos.
- Establece su presupuesto siguiendo de cerca los costos ya que éstos pueden sobrepasar lo concretado. Compara con varios proveedores y siempre pregunta si hay cualquier costo extra que no se ha especificado. No olvides obtener todas las cotizaciones por escrito.
- Identifica un proveedor de alimentos y bebidas, busca uno que tenga experiencia en servicios de eventos corporativos.
- En el día del evento debes llegar temprano y hacer una revisión completa para asegurarte que todo se encuentra listo para ejecutar.
- Identifica las áreas de responsabilidad claves para tu equipo de ayudantes. Asegúrate que entiendan sus responsabilidades, organiza una reunión en la mañana del evento, esta puede ser de información o de motivación.
Esperamos que estas sugerencias te ayuden a organizar un evento excelente.
Foto: Ereaga Catering
