El checklist, imprescindible para un evento sin sorpresas
Artículo revisado por el Comité
Cuando se organiza cualquier evento siempre hay tener en cuenta una serie de puntos imprescindibles que conviene agrupar en una lista de tareas o checklist para que no surjan inconvenientes.
Y, para conseguirlo, lo mejor es elaborar una checklist, o lista de tareas, en la que se vayan anotando todas las acciones que hay que seguir - tanto si son actividades más elaboradas como si se trata de pequeños detalles-, la persona responsable de llevarla a cabo, el tiempo previsto para realizarla y, por supuesto, que se pueda tachar o eliminar de la lista una vez completada.
El cheklist es completamente personalizable y se elabora en función del evento que se quiera organizar, aunque deberá contemplar acciones que, en general, podrán agruparse en diferentes ámbitos como, por ejemplo:
- Logística: Incluye los aspectos relacionados con la búsqueda del lugar en el que se celebrará el acto así como la elección del día, la hora, los desplazamientos de los ponentes en caso de que los haya o el montaje de los diferentes elementos o servicios que se vayan a ofrecer.
- Comunicación: Debe tenerse en cuenta cómo se va a dar a conocer el evento, la difusión del mismo y cómo se comunicará el balance final.Ambientación: Cómo va a estar decorada la sala o salas donde se vayan a desarrollar las diferentes actividades, qué posibilidades ofrecen los espacios y cómo se van a aprovechar o si, por ejemplo, se va a servir algún tipo de catering, definir todos los detalles relacionados con él.
- Financiación: La realización de cualquier evento suele conllevar algún tipo de gasto por lo que conviene realizar un plan con un cheklist especialmente detallado para evitar sorpresas a la hora de abonar facturas o hacer frente a posibles reclamaciones.
- Varios: En este ámbito pueden incluirse todas las acciones que, por muy pequeñas que sean o por muy fuera de lugar que puedan encontrarse, también deben tenerse en cuenta cuando se organizan diferentes actos.
Foto de Kitchen Art Catering.
Es importante analizar la progresión en el cumplimiento de las acciones incluidas en el checklist y, sobre todo, marcarlas como completadas una vez que se han realizado. Este seguimiento será, precisamente, lo que permita readaptar la organización en caso de que se prevea que algún punto puede fallar, resultar inviable, requerir una mayor inversión, etc.
Porque lo realmente importante no es cumplir con todos los puntos de la lista –aunque ese sea mayoritariamente el objetivo final-, sino saber reorientarlos cuando surja algún inconveniente y responder eficazmente ante cualquier eventualidad para que el acto que se organiza sea todo un éxito.
