Cómo organizar un vernissage perfecto

No todo el mundo sabe que la traducción literal del término “vernissagge" significa barnizado. Concretamente, el vernissage es un tipo de barniz transparente que se utiliza para proteger algunos tipos de pinturas de los agentes atmosféricos y el desgaste. Obviamente, la aplicación de barniz en una pintura es la última fase en la creación del pintor. En el pasado, sin embargo, era común que, en los días previos a la inauguración de una muestra, los artistas aplicaran el barniz a su obra, invitando a amigos y patronos a asistir al importante momento en el que se completaba la misma.

Esta tradición se ha convertido actualmente en un acontecimiento social, siendo habitual que en inauguraciones de exposiciones o espectáculos se ofrezca un catering, con el fin de atraer a público especializado, como amantes del arte, coleccionistas, asesores, artistas, y también curiosos y personajes famosos, así como a empresas e inversores.

Dada la notable visibilidad de estos eventos, es de vital importancia prestar mucha atención a cada uno de los detalles: desde el lugar al buffet, pasando por la elección de la fecha y de las invitaciones. Pero procedamos por orden.

La elección de la fecha: opta por un horario de tarde (18/19h), en fin de semana (mejor si es viernes o sábado). Comprueba que en la fecha elegida no haya programado otro evento que reste atención o invitados al tuyo.

El lugar (en el caso de una muestra): escoger un lugar representativo confiere prestigio al evento, además de relevancia. La elección, como es lógico, debe hacerse en función del tipo de muestra, así como del público a la que va dirigida.

El comisario: el papel del comisario es fundamental. Él es el verdadero experto, el que dosifica sabiamente la simbiosis de obras y artistas. És el alma del proyecto, y el punto en torno al cual gira la organización entera. Su creatividad se fusiona con su experiencia, su profesionalidad y su competencia.

Las invitaciones: siempre es mejor no depender de un solo medio para difundir las invitaciones, sino que es recomendable crear una sinergia de comunicaciones que puedan llegar al mayor número de participantes e involucrarlos en la inauguración. Para un pequeño acto, será suficiente con emitir invitaciones personalizadas por correo postal y email; para eventos de mayor relevancia y dimensiones, será necesario contar con un departamento de prensa y, si hay recursos suficientes, invertir en una campaña de comunicación (spot, radio/tv; publicidad impresa; carteles publicitarios).

Punto de recepción y asistencia: prevé un punto de acogida para el público, elabora una lista de invitados y personal de prensa, prepara material informativo, y supervisa en todo momento el proceso.

El catering: si estamos frente a una vernissage con menos de cien invitados, es aconsejable disponer de, al menos, dos puestos fijos de buffet (uno para la comida y otro para las bebidas), amén de un buen número de mesas de apoyo. El menú puede incluir platos de cocina creativa y una cuidada escenografía que preste atención a la presentación de los alimentos, las bebidas y la decoración. El servicio puede ser personalizado, contando con un servicio de camareros que ofrezcan una selección de aperitivos y copas de champagne.

Cuando se trata de un número más elevado, es preferible disponer de más ubicaciones para el buffet, que estén bien distanciadas entre ellas, de modo que los invitados se dividan en grupos pequeños y se puedan manejar menor.

En este caso, es importante que el suministro de aperitivos y bebidas sea elevado, son reservas de sobra para atender incluso a los últimos invitados. Es fundamental organizar atentamente la restauración del buffet, la limpieza de los puntos de apoyo (que deben ser muchos y estar bien controlados), creando pequeños equipos de camareros que se ocuparán de mantener el orden en la zona dedicada a la inauguración.