¿Cómo organizar un evento con éxito?

Para organizar cualquier evento y que este salga exitosamente, tome en cuenta los siguientes pasos.

El primer paso es responder estas preguntas antes de empezar a organizar:

• ¿Qué tipo de evento es el que se quiere organizar?
• ¿Por qué se hace el evento?
• ¿Quiénes asistirán a este evento?
• ¿Dónde se realizarä el evento?
• ¿Cuándo se llevará a cabo el evento? Incluya cuánto tiempo durará
• ¿Cómo hará conocer a la gente este evento?
• ¿Cuánto dinero dispone para llevar a cabo el evento?

Ahora que lo tenemos claro, empecemos

Ahora que ya tiene una idea clara y completa sobre cómo, quién, dónde, cuándo, por qué se hará el evento, está listo para empezar, bueno casi.

Unos cuantos consejos:

• Asegúrese de tener suficiente tiempo para organizar el evento. Mande correos electrónicos a todos rápidamente, recuerde, el que pueda diseminar las noticias rápidamente no significa que realizar el evento ocurras así de rápido.
• Si quiere que un pequeño grupo de personas se reúna para tomar una cerveza en un pub favorito, con enviar mensajes de texto bastará, pero si necesita que más de cien personas asistan en su centro comunitario para ver una película o escuchar un seminario con un orador importante, necesitará mucho más tiempo.
• Una de las razones es que necesita que la gente se haga espacio en su agenda para que asistan a este evento.
• Reserve el lugar tan pronto como sepa las respuestas a las preguntas de arriba y hágalo con por lo menos 8 semanas de anticipación. Es lo primero que tiene que tener listo.
• Esto le dará suficiente tiempo para poder hacer la publicidad correspondiente. Cuanto más grande e importante sea el evento más tiempo necesita para poder publicitarlo.
• Una reunión entre amigos puede ser realizada con una o dos semanas de anticipación, una conferencia o charla, con seis semanas como mínimo y una cena de beneficencia, necesitará como 4 meses como mínimo.

Necesita saber con qué recursos cuenta para realizar el evento.

• ¿Necesita reservar un local, cuarto, centro de reuniones, Iglesia, etc?
• ¿Servirá comida?
• ¿Servirá bebidas?
• ¿Habrá música en vivo?
• ¿Necesitará de un maestro de ceremonias?
• ¿Quién se hará cargo de la basura?
• ¿Qué hará con la comida que sobre?
• ¿Cómo planea promover el evento?
• ¿Qué pasará si llueve y es un evento al aire libre?

Puede mandar hacer posters, que sean sencillos pero que la fecha y la hora sean visibles.

Necesitará un número de teléfono, para aquellas personas que necesiten más información al respecto.

No dé su número personal. Si no dispone de una línea telefónica, consiga un email gratuito, solo para este evento.

Otra forma de llamar la atención es promocionarlo a través de la prensa, radio y/o TV.

Un comunicado de prensa sería una hoja donde se informa del evento y el por qué esta noticia vale la pena. Es probable que algunos medios manden un reportero para seguir la noticia. Si quiere llamar la atención de ellos, lance el comunicado de prensa una semana antes de realizar el evento.

Y por último, comente este evento a todas las personas que conoce.

Foto: Rincón Huertano